Функции отдела кадров
К основным кадровым функциям можно отнести:
- прием на работу новых сотрудников;
- увольнение сотрудников;
- кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);
- воинский учет;
- учет членства в профсоюзе;
- оформление отпусков;
- оформление больничных листов;
- ведение штатного расписания;
- отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).
Описание документопотоков
Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 01 и 02). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.
2.2.1. Отдел кадров - бухгалтерия
Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:
- приказы о приеме на работу;
- приказы о кадровом перемещении;
Рисунок 1. Основные документы, исходящие из отдела кадров
Рисунок 2. Основные документы, входящие в отдел кадров
- приказы об увольнении;
- приказы по отпуску;
- больничные листы.
В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.
Отдел кадров - Пенсионный фонд
Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).
Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- анкета застрахованного лица;
- заявление об обмене Страхового свидетельства;
- заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;
- листок исправлений;
- запрос об уточнении сведений;
- справка о смерти;
- опись документов, передаваемых работодателем;
- сопроводительная ведомость;
- справка о соответствии;
- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.
Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".
Отдел кадров - руководство
Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.
Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:
- индивидуальные сведения по сотруднику;
- списки сотрудников;
- события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);
- штатное расписание.
Отдел кадров - органы статистики
С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.
Перейти на страницу:
1 2 3
